.jpeg) |
| Ilustrasi.(net). |
Penulis: Helena Sihotang, Rikawati Ginting (Mahasiswa Prodi Doktor Ilmu Manajemen USU) dan Prof. Elisabeth Siahaan (Dosen Prodi Doktor Ilmu Manajemen USU).
Diera yang serba digitalisasi ini, mewujudkan “Smart Company” merupakan impian semua perusahaan. Smart Company atau yang biasa kita kenal dengan Perusahaan Cerdas merupakan perusahaan yang tidak hanya berkolaborasi dengan manusia, juga dengan teknologi guna meningkatkan efisiensi dan efektifitas serta ramah lingkungan.
Untuk mewujudkan Smart Company, perusahaan bisa menggunakan metode “SMART”. Metode ini diperkenalkan oleh George T. Duran tahun 1981. Menurut Goerge, SMART singkatan dari Specific, Measureable, Achieavable, Relevant, Time-Bound artinya perusahaan harus memiliki Sasaran Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, memiliki Jangka Waktu. Tentunya metode ini dirancang untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
Berbicara mengenai kinerja, perusahaan harus memperhatikan karakteristik dari karyawan sebagaimana yang disampaikan oleh Gibson (2010). Menurut Badan Pusat Statistik (BPS) tahun 2020, dari 270,20 jiwa penduduk Indonesia, generasi yang mendominasi adalah Generasi Z sebanyak 27,94% dan disusul dengan generasi millenial sebesar 25,87%.
Kedua generasi ini memiliki karakteristik yang hampir sama yaitu menyukai penggunaan Artificial Intellligence (kecerdasan buatan) yaitu sistem komputer yang mampu melakukan tugas-tugas yang membutuhkan kecerdasan manusia.
Bukan berarti generasi yang lebih senior (Gen-X dan Gen-Millenial) tidak menyukai penggunaan kecerdasan buatan atau sistem yang seluruhnya menggunakan jaringan internet namun memang generasi yang lebih dahulu dibandingkan dengan generasi Z masih sangat familiar dan nyaman dengan sistem manual. Namun setiap tingkatan generasi saat ini sudah lebih adaptif dalam menggunakan sistem informasi.
Salah satu produk Artificial Intellligence yang bisa memangkas proses kerja adalah penerapan Human Resource Information System (HRIS) yaitu kolaborasi antara manusia dan teknologi. Tepatnya sebuah sistem berbasis teknologi yang digunakan untuk memperoleh, menyimpan, memanipulasi, menganalisis, mengambil, dan mendistribusikan informasi yang berkaitan dengan sumber daya manusia dari suatu organisasi.
Kolaborasi ini diklaim dapat meningkatkan kepuasan dan kinerja karyawan. Mengapa bisa? HRIS memudahkan dan mempercepat Human Resource (HR) untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan. Selain itu, juga bisa sebagai wadah untuk melakukan koordinasi, analisis dan pengendalian. Jadi HRIS adalah cara yang cerdas untuk memahami Sumber Daya Manusia, apa yang harus dilakukan, bagaimana kondisi terkini perusahaan. Hal ini sejalan dengan metode SMART untuk wujudkan Smart Company.
HRIS Solusi untuk Sustainable Business
Sebagai perusahaan yang tergolong dalam “Smart Company” tentunya akan memikirkan keberlangsungan perusahaan dalam jangka panjang mampu mencapai tujuan bisnisnya, meningkatkan nilai dalam jangka panjang, dan berkembang secara konsisten. Tidak hanya itu, juga harus bisa menerapkan nilai sosial, ekonomi dan lingkungan.
Untuk menjaga keberlangsungan perusahaan, sangat penting keterlibatan karyawan secara totalitas. Semakin produktif karyawan maka semakin besar peluang untuk sustainable. Untuk itu perlu diperhatikan tingkat kepuasan karyawan. Salah satu faktor yang bisa meningkatkan kepuasan karyawan adalah memudahkan karyawan untuk mencapai goals yang sudah ditetapkan atau bisa disebut dengan “memanjakan karyawan”.
Misalnya merekap absensi ribuan karyawan yang harusnya membutuhkan beberapa jam cukup dengan beberapa menit saja. Perhitungan dan pembayaran gaji karyawan bisa di toilet, bahkan mengajukan surat cuti bisa sambil memasak tanpa harus menjumpai pimpinan.
Jadi bisa menyelesaikan urusan administrasi tanpa harus tergantung kepada HR. Tidak hanya itu, jika pimpinan membutuhkan data tidak perlu menganggu jam tidur bawahannya, bisa mengakses data bahkan mengolah data dimana dan kapan saja (Employee service self). Kondisi seperti ini merupakan kondisi yang digandrungi para generasi Z ataupun Millenial. Tidak ada proses kerja yang bertele-tele dan sangat mendukung green environment yang merupakan salah satu ciri perusahaan masa kini.
Turunkan Turnover Intention
Berdasarkan laporan Michael Page dalam (DataIndonesia.id), pada tahun 2022, sebesar 74% pekerja di Asia Pasifik berencana untuk mengundurkan diri (resign) dari tempat kerjanya. Sementara, persentase pekerja di Asia Tenggara yang berencana resign lebih tinggi lagi, yakni 81%. Indonesia menjadi negara dengan persentase pekerja yang berencana resign paling tinggi nomor 2 setelah India, yakni 84%. Jika dilihat dari generasinya, generasi Z yang lahir pada 1997 hingga 2012 paling banyak memiliki rencana resign, yakni 76%. Selanjutnya adalah milenial dan generasi X.
Melihat fenomena ini, perusahaan tidak bisa tutup mata apalagi pura-pura ga tahu. Ini merupakan persoalan yang serius untuk ditangani. Bagaimana bisa sustainable jika perputaran karyawan (turnover) masih tinggi. Pasti sangat berpengaruh terhadap biaya operasional dan keberlanjutan program yang sudah ditetapkan. Jadi perusahaan harus bagaimana? Perusahaan harus melakukan transformasi dan ber-investasi dalam pengelolaan SDM. Menggunakan sistem yang bisa memanjakan karyawan tanpa menurunkan produktivitas mereka seperti HRIS.
Contohnya: seorang karyawan ditempatkan dibagian Helpdesk di sebuah perusahaan. Salah satu jobdeksnya adalah menjawab pertanyaan dari internal perusahaan. Jika pertanyaan dijawab satu persatu secara manual, dan pertanyaan yang muncul setiap harinya berjumlah sangat besar, maka kondisi seperti ini akan membuat si karyawan jenuh dan lelah. Tidak bisa dipungkiri bahwa si karyawan akan ada keinginan untuk resign.
Untuk itu perusahaan perlu berkolaborasi dengan teknologi untuk menuntaskan ratusan pertanyaan dengan responsif. Selain menjawab responsif, dalam HRIS juga bisa terlihat bagaimana fluktuasi tingkat responsif dari helpdesk yang ditugaskan, artinya bisa memonitoring kinerja karyawan secara real time.
Kemandirian Karyawan
Hasil penelitian menunjukkan bahwa manfaat yang dirasakan dengan penggunaan HRIS berdasarkan urutan teratas yaitu: Pengawasan kehadiran (Absence Monitoring), penilaian kinerja (performance appraisal), manajemen pengupahan (compensation management), prosedur yang tepat (disciplining procedures), informasi karyawan terkini (current employees information), manajemen promosi (promotion management), penghargaan yang diperoleh karyawan (employment reward), Analisa jabatan dan desain pekerjaan (job analysis and work design), serta pelatihan dan pengembangan (training and development).
Semua manfaat ini benar-benar memandirikan karyawan atau pekerja. Semua informasi bisa diperoleh dengan cepat melalui website atau aplikasi yang bisa diunduh di ponsel karyawan. Seperti beberapa contoh di atas kapan saja dan dimana saja, benar-benar fleksibel penggunaan HRIS ini sehingga tujuan yang ingin dicapai untuk produktivitas yang tinggi dapat diwujudkan.
Adopsi dan implementasi HRIS secara permanen berinteraksi dengan vendor HRIS dan konsultan HRIS. Selain itu, para vendor tidak hanya bereaksi terhadap permintaan dan tuntutan perusahaan, tetapi terus-menerus mengerahkan dukungan untuk membantu implementasi HRIS ini karena memang tidak bisa dilepaskan begitu saja peran dari para vendor untuk mendampingi perusahaan mencapai tujuannya walaupun memang perusahaan harus menyediakan dana yang tidak sedikit untuk penyediaan dan pemeliharaan software-nya.
Operasional perusahaan tidak lagi dipusingkan dengan urusan kepegawaian dan administratif yang bertele-tele, namun waktu yang singkat untuk pekerjaan administratif akan bermanfaat untuk kegiatan lain seperti memikirkan inovasi baru dalam pengembangan pasar dan peningkatan penjualan misalnya.***
